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首先，確定行首有4個半角空格的行是真正段落的“開始”，而行首沒有空格的行則是段中行，其前面的段落標記要去掉。按下“Shift+H”，調出“查找和替換”工具，在“查找”中輸入“^p ”(即^p后面跟著4個半角空格)，在“替換為”中輸入一個文中不會出現的特殊字符(如“￥￥￥￥”)，點“全部替換”。這樣，就把真正要分段的地方用特殊字符“￥￥￥￥”替換了，接下來，要刪除不必要的段落標記，再點按下“Shift+H”，在“查找”中輸入“^p”，“替換為”留空，點“全部替換”，刪除了所有段落標記，最后再按一次“Shift+H”，在“查找”中輸入先前設定的特殊字符“￥￥￥￥”，在“替換為”中輸入段落標記(^p)，按“全部替換”，完成格式的整理。
原以為這樣操作后朋友會比較滿意，卻不斷又出現了新的問題。原來，這篇技術文檔中有大量的英文資料，而英文中是沒有段首空格的習慣的。以上處理，雖然中文部分沒有什么問題，但卻導致英文部分全部擠到一個“段落”中，原本要分段的地方也沒有分開。
無奈，只好將文檔再次恢復到原始狀態。先處理英文部分。通過對英文部分的觀察，發現真正要分段的行末一般都有一標點符號，而多余的段落標記前的單詞與該段落標記間則會有一個半角空格。于是，利用“查找和替換”功能將所有前面有一半角空格的段落標記去掉,即在“查找”中輸入“ ^p”(^p前有一半角空格)，在“替換為”中輸入只輸入一個半角空格，全部替換。
然后再用前面的辦法，把英文中真正的段落標記轉換為特別字符，即在“查找”中輸入“^p^$”表示回車標記后緊跟著一個英文字母，在“替換為”中輸入“####^&”，其中“####”為設置的特殊字符，用來表示英文的段首，而“^&”則代表“查找的內容”，也就是說，把查找到的段首全部用“####”標記出來，全部替換后，用前面的辦法處理好中文后(處理完成后，英文中的段落標記也被去掉了，只留下了我們設置的“####”)，再將所有“####”替換為段落標記即可。
至此，完成了對文檔中所有中英文的重新排版，整篇文檔排列整齊，煥然一新。
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